Dalam beberapa tahun ini, Unika Soegijapranata telah banyak mengubah kebiasaan di dalam proses administrasi yang semula memanfaatkan kertas menjadi berkas elektronik (softcopy). Surat Elektronik antar unit dan lembaga yang telah diluncurkan tahun 2011 terus dikembangkan untuk memudahkan disposisi surat menyurat internal universitas. Sistem yang lain seperti pendaftaran wisuda, pendaftaran mahasiswa baru, legalisasi transkrip dan ijazah, dan surat-surat keterangan dikembangkan sampai saat ini dalam rangka mengusung semangat paperless.
Kini, Unika Soegijapranata meluncurkan program presensi kuliah dengan menggunakan QR Code atau juga dikenal dengan istilah Barcode 3 Dimensi untuk memudahkan proses administrasi perkuliahan. Dosen akan menampilkan QR Code di layar kelas dan mahasiswa dapat melakukan presensi dari masing-masing gadgetnya.
Setelah pertemuan selesai, laporan kehadiran setiap kelas dapat dilihat oleh mahasiswa, orangtua, dosen, atau Tata Usaha. Selain itu, Berita Acara Perkuliahan (BAP) juga dapat langsung disimpan di komputer server universitas. Semua dokumen yang dibutuhkan dalam perkuliahan dapat diunduh sewaktu-waktu apabila dibutuhkan. Sedangkan di sisi mahasiswa, informasi tersebut dapat dipantau melalui Dashboard masing-masing di Sintak maupun Unika Menyapa.
Dengan sistem ini, perkuliahan dari dosen prodi (program studi) manapun dapat dilakukan di berbagai gedung yang ada di kampus tanpa harus direpotkan dengan berkas-berkas administrasi perkuliahan seperti BAP dan Presensi yang biasa diambil dari Tata Usaha sebelum perkuliahan dimulai. Kuliah dengan memanfaatkan ruang yang sedang tidak digunakan di gedung lain tentunya dapat memperpendek jadwal perkuliahan setiap harinya.
Program ini merupakan lanjutan dari sistem sentralisasi ruangan yang dapat memantau ruang-ruang perkuliahan di setiap gedung yang sedang digunakan dan kosong pada waktu-waktu tertentu. Perpindahan kelas menjadi lebih informatif karena menyertakan fungsi pengiriman notifikasi ke setiap email mahasiswa.
Julius, Kepala Programmer UPT MSI menyampaikan bahwa munculnya ide presensi kuliah dengan QR Code sebenarnya sudah lama sejak diskusi dengan Rektor Unika Soegijapranata pada awal September 2017. Namun karena banyaknya sistem yang harus diselesaikan oleh UPT MSI, menyebabkan program ini baru selesai pada Maret 2018. Menurutnya, program ini akan banyak membantu proses perkuliahan menjadi lebih dinamis dan membantu administrasi dalam merekap aktivitas perkuliahan.
Keren dan Canggih
Sedangkan menurut Cecilia Titiek Murniati, PhD, Wakil Rektor I Bidang Akademik Unika Soegijapranata, yang mencoba menggunakan presensi QR Code ini dalam ruang kelasnya saat mengajar di Fakultas Bahasa dan Seni (FBS) menjelaskan,” Para mahasiswa menanggapi dengan antusias penggunaan presensi QR Code ini. Mereka bilang, Wah..keren dan canggih banget Ma’am.”
“Saat para mahasiswa mengcapture QR Code-nya, maka nama mahasiswa tersebut akan muncul pada sisi kanan QR Code-nya. Sehingga apabila belum muncul nama mereka, maka mahasiswa tersebut bisa mengcapture ulang, namun pada saat kuliah kemarin semuanya berjalan lancar,” terang Cecilia.
“Penggunaan presensi QR Code ini juga bisa dipakai untuk penjaminan mutu, artinya dengan metode ini maka dosen dan mahasiswa sama-sama hadir di kelas karena keduanya menggunakan login akademik masing-masing,” imbuhnya.
Menurut mahasiswa prodi Sistem Informasi, Isai Angelo Karnadhi, QR Code sebagai presensi merupakan ide yang baik, praktis, dan paperless. “Layar dosen dapat memantau siapa saja yang presensi secara real-time meminimalkan keisengan mahasiswa. Namun penambahan beberapa fitur yang direncanakan oleh MSI saya yakin bisa menambah akurasi presensi dari dalam kelas namun tetap sederhana,” ungkapnya.
Semoga keberadaan sistem-sistem baru di kampus dapat membantu Unika Soegijapranata dalam mewujudkan semangat dan kepeduliannya terhadap lingkungan. Mengembangkan budaya paperless merupakan langkah kecil yang jika disertai dengan komitmen akan menghasilkan dampak yang besar bagi lingkungan dan masyarakat.
