Hai, Tim Hotline Cyber Learning… Apa Kabarmu?

Sejak Unika Soegijapranata memberlakukan kebijakan kuliah daring pada tanggal 16 Maret 2020 yang lalu, ruang rapat (ruang hijau) di lantai 3 Gedung Mikael disulap menjadi ruang kerja tim hotline cyber.unika.ac.id. Tim yang berada di bawah koordinasi WR bidang akademik serta terdiri dari kepala maupun staf LPPP, MSI, dan Perpustakaan, menjadi ujung tombak yang krusial dalam mendukung pelaksanaan kegiatan belajar mengajar secara daring di Unika Soegijapranata.
Di awal-awal pelaksanaan pembelajaran daring, dosen dari berbagai program studi, baik senior maupun junior, datang bergantian untuk mengeksplorasi dan membiasakan diri dengan platform yang sebenarnya sudah ada sejak tahun 2009 dan diperbarui di tahun 2014. Namun tim hotline menyadari bahwa perubahan yang mendadak ini memang tidak mudah, sehingga gerak cepat dalam merespon sangat dibutuhkan. Tim ini bisa dikontak melalui nomor telepon (024) 8441555 dengan extension di 1420.
Tidak heran dua minggu awal pelaksanaan pembelajaran daring (dua minggu terakhir di bulan Maret), telepon dan chat di WhatsApp hotline tidak pernah berhenti sampai malam atau pagi harinya. Namun demi menjaga kekuatan fisik dan psikis tim hotline agar bisa terus melayani, Rektor mengeluarkan keputusan untuk membatasi waktu jaga di ruang hijau dan pelayanan melalui chat. Meskipun begitu, ketika ada hal darurat, beberapa dosen masih tetap dilayani oleh tim hotline meskipun tidak standby 24 jam.
Dalam masa-masa itu, tim hotline bertugas untuk memantau jaringan internet, kelancaran Cyber Learning, dan pelatihan penggunaan semua alat bantu di dalam Cyber Learning. Ketika load (beban) server meningkat, maka gerak cepat untuk meng-upgrade spesifikasi server segera dilakukan. Sampai saat ini, Unika Soegijapranata telah meng-upgrade server Cyber Learning sampai 8 (delapan) kali. Upgrade memori dan jumlah prosesor di server dilakukan agar kuliah yang menggunakan live streaming, ujian proposal dan tugas akhir, webinar, serta rapat daring dapat berjalan dengan lancar.
Dua Hari Sekali, Peningkatan Spesifikasi
Di minggu awal, hampir tiap 2 (dua) hari sekali, Rezki Trenggono Kepala UPT MSI secara bertahap menambahkan spesifikasi yang lebih tinggi di servernya. Bahkan jika awalnya hanya 2 (dua) server yang mendukung perkuliahan daring, kini telah menjadi 4 (empat) server yang masing-masingnya sudah ditingkatkan spesifikasi perangkat kerasnya. Satu server diletakkan di Jakarta untuk mendukung akses dari berbagai tempat di Indonesia dan tiga server diletakkan di Semarang untuk mendukung akses dari dalam kampus.
Sampai saat ini, setiap server rata-rata sudah diperlengkapi dengan prosesor 16 Core yang setara dengan 16 komputer yang digabung jadi satu. Sedangkan untuk server di Jakarta ditingkatkan sampai dengan prosesor 24 Core. Harapannya, peningkatan pengguna dari minggu ke minggu dapat terakomodir oleh keberadaan spesifikasi server ini. Moratelindo sebagai penyedia jasa layanan internet juga ikut mendukung. Penambahan bandwidth untuk acara baca puisi secara daring juga didukung oleh Moratelindo
Meskipun setengah semester telah berjalan, kerja tim hotline belum bisa selesai. Selama masih ada penambahan pengguna baru dan kebutuhan pelatihan Cyber Learning, tim ini masih tetap dibutuhkan. Hal ini terlihat dari kehadiran dosen-dosen yang berbeda dengan minggu-minggu sebelumnya dari berbagai fakultas di ruang hijau. Semangat untuk tetap menjaga penjaminan mutu perkuliahan tampak dari semangat dan raut wajah para dosen. Bahkan ada sejumlah dosen yang membeli kamera web secara online agar tampilan saat kuliah daring tetap prima.
Ujian Daring Tugas Akhir
Kepala UPT Perpustakaan, Rikarda Ratih, ikut menggawangi proses antiplagiasi tugas akhir, pelatihan literasi informasi dan LMS, serta memonitor penggunaan aplikasi DELTA (Dokumentasi Elektronik Tugas Akhir) untuk proses bimbingan skripsi dan ujian online. Dengan tiadanya tatap muka, maka tanggung jawab perpustakaan menjadi semakin besar. Menurut Ratih, sebelum pandemi Corona terjadi, perpustakaan secara rutin melakukan roadshow ke fakultas/prodi untuk sosialisasi layanan, fasilitas perpustakaan termasuk aplikasi antiplagiasi, LMS dan DELTA.
Menjadi tantangan tersendiri bagi Rikarda Ratih yang mewakili perpustakaan sebagai tim hotline, ketika aktivitas roadshow yang biasanya dilakukan secara tatap muka kemudian berubah menjadi roadshow online untuk pendampingan penggunaan aplikasi LMS dan DELTA bagi dosen dan mahasiswa. Rikarda Ratih menganggap pandemi Covid-19 ini bukanlah kendala namun menjadi tantangan, bagaimana bisa berperan lebih untuk mendampingi mahasiswa dan dosen tetap dapat melaksanakan pembelajaran daring lebih lancar dan optimal.
Sejak diberlakukannya kuliah daring tanggal 16 Maret 2020, tim hotline Unika Soegijapranata memberikan konsultasi baik secara tatap muka maupun lewat daring dari jam 7.30 sampai 17.00. Tentu saja konsultasi tatap muka ini dilakukan melalui nomor hotline dengan mematuhi protokol kesehatan yang berlaku. Dengan adanya tim hotline yang handal ini, Unika Soegijapranata berharap agar kuliah daring dan segala layanan akademik bisa tetap dipertanggungjawabkan mutunya meski kondisinya saat ini tidak menguntungkan.