“Sebaik atau sesempurna apapun aplikasi yang dibuat, akan menimbulkan masalah di kemudian hari jika diluncurkan tanpa komunikasi”
MISTERI tidak lolosnya seluruh siswa IPA SMA Negeri 3 Semarang seperti mengulang berbagai kejadian proyek teknologi informasi di dunia yang bermasalah pada saat pelaksanaannya. Berbagai masalah dalam implementasi teknologi informasi selalu berawal dari sosialisasi dan komunikasi.
Keberhasilan proyek teknologi informasi terletak pada keterlibatan seluruh stakeholder yang menggunakan produk tersebut.
Menurut Marchewka dalam buku Information Technology Project Management, 31 persen pengembangan aplikasi teknologi informasi gagal diselesaikan dan 53 persen mengalami berbagai hambatan dalam penyelesaiannya. Hambatan tersebut menyebabkan projek menjadi over schedule, over budget, dan tidak memenuhi spesifikasi yang diinginkan.
Masalah yang terbesar dalam kegagalan dan hambatan tersebut adalah tidak adanya keterlibatan pengguna dan dukungan dari pimpinan dalam organisasi. Sehingga disarankan untuk melakukan pendekatan kepada stakeholder, memanfaatkan prinsip-prinsip dalam pengelolaan proyek teknologi, dan belajar dari masa lalu.
Jika sistem yang dibangun dan operasional di lapangan berubah, maka pendekatan kepada pengguna merupakan hal utama yang harus dilakukan. Ketika tidak ada gejolak bukan berarti berita baik, bahkan bisa jadi berita buruk karena mungkin belum diimplementasikan, atau pengguna menerjemahkan sesuai persepsi sendiri. Dalam peluncuran berbagai produk perangkat lunak oleh Microsoft dan berbagai perusahaan besar lainnya, selalu membutuhkan keterlibatan pengguna sebagai beta-tester dalam jumlah yang besar untuk mencoba menjalankan dan mencari masalah yang muncul dalam penggunaannya. Karena dalam jumlah yang besar, maka homogenitas masalah dapat diminimalkan.
Meskipun tidak semua SMA yang menggunakan sistem SKS mengalami masalah yang sama dengan SMA Negeri 3 Semarang, perlu ditelusuri lebih jauh apakah mekanisme sosialisasi dan komunikasi dalam penerapan sistem untuk menampung data-data dengan sistem SKS sudah dilakukan? Karena sebaik atau sesempurna apapun aplikasi yang dibuat, akan menimbulkan masalah di kemudian hari jika diluncurkan tanpa komunikasi.
Dari sisi pengguna, apakah komunikasi proaktif juga sudah pernah dilakukan dalam menggunakan produk teknologi informasi tersebut? Seringkali hasil akhir yang tidak menguntungkan tidak dapat diperbaiki ketika suatu penetapan sudah dilakukan. Ketika dilakukan komunikasi pada saat implementasi teknologi informasi, celah yang merugikan bisa diantisipasi atau bahkan ditutup.
Selain komunikasi, keterlibatan pimpinan menjadi faktor pendukung dalam keberhasilan penerapan teknologi informasi. Bahkan keterlibatan dan peran ini terus bertambah seiring dengan perkembangan teknologi dan sistem informasi. Fungsi chief of technology officer (CTO) makin berperan, bukan hanya dalam implementasi tetapi juga kebijakan yang mendukung teknologi informasi.
Peran ini membuat organisasi dan pimpinannya semakin terlibat aktif dalam menyikapi berbagai pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung kinerja organisasi. Try out dan feedback sistem yang dibangun maupun digunakan dari hasil implementasi di tingkat internal menjadi bagian dari keberadaan pimpinan di bidang teknologi.
Penyelesaian Masalah
Sedangkan dalam kasus ketidaklulusan SNMPTN yang dicurigai karena data yang tidak sinkron dari sistem SKS, hendaknya perlu dibuka secara transparan. Apa saja nilai yang sudah dimasukkan oleh pihak sekolah dan nilai apa yang dinilai masih kurang mencukupi dalam seleksi SNMPTN?
Apakah sudah ada keterlibatan pengguna dalam melakukan verifikasi data? Apakah sistem tidak memperingatkan ketika masih ada nilai-nilai yang kosong pada saat siswa dan pihak sekolah melakukan verifikasi pada data-data tersebut?
Apakah ada mekanisme peringatan dini agar pengguna tidak melakukan kesalahan? Sebab sistem yang dibangun dengan baik akan mempertimbangkan semua hal tersebut. Tanpa adanya pemahaman terhadap pengguna, sistem hanyalah berfungsi sebagai pemindah catatan dari buku ke dalam komputer.
Pertanyaan berikutnya, apakah ada dispensasi ketika semua peringatan dini tersebut tidak ada? Apakah bentuk ”hukuman” ketidaklulusan yang dijatuhkan tersebut tanpa adanya dispensasi layak diterima ketika sistem belum siap? Jika memang ditemukan adanya celah tersebut, ke depannya perlu segera dilengkapi agar tidak sampai terjadi hal serupa. (50)
–– Dr Ridwan Sanjaya, dosen Sistem Informasi Unika Soegijapranata
Tautan : http://berita.suaramerdeka.com/
