Keuskupan Agung Semarang Tingkatkan Pelayanan Dengan Gunakan Aplikasi Baru

Keuskupan Agung Semarang bekerjasama dengan Fakultas Ilmu Komputer Unika Seogijapranata telah membuat terobosan baru dengan membuat Aplikasi Manajemen Proposal Pembangunan di Lingkungan Keuskupan Agung Semarang.
Peningkatan pelayanan kepada paroki secara dua arah dan mempercepat komunikasi kedua belah pihak adalah yang menjadi alasan dibuatnya aplikasi tersebut. Dan untuk memperlancar penggunaan aplikasi maka pada hari Kamis (1/3) di Ruang Laboratorium, Gedung Henricus Constant lantai 8, Unika Soegijaprranata diadakan pelatihan aplikasi yang dibawakan oleh YB Dwi Setianto, S.T., M. Cs. (dosen Fakultas Komputer Unika Soegijapranata).
Saat ditemui, Rm. Ignatius Aria Dewanto, SJ (Ekonom Keuskupan Agung Semarang) menjelaskan dari aplikasi ini diharapkan meningkatkan excellent service dari Keuskupan Agung Semarang terhadap tiap paroki yang bernaung di bawahnya dan juga internal kontrol terhadap tiap proyek yang dijalankan oleh tiap paroki. “Sebelumnya, untuk mengajukan proposal pengadaan proyek baru, tiap paroki telah menerapkan akuntabilitas dan transparansi, akan tetapi memakan waktu yang cukup lama karena proposal harus ditulis terlebih dahulu, diketik lalu dijilid hardcopy kemudian baru dikirim via pos ke Keuskupan Agung Semarang. Selanjutnya, setelah keuskupan menerima kemudian diperiksa, kami kemudian membalas proposal yang dikirim dengan surat. Kami merasa seluruh proses tersebut sangat memakan waktu. Saya merasa penerapan aplikasi akan berjalan lebih lancar karena sistem-sistem yang ada telah dijalankan dengan baik hanya saja saat ini digeser menuju ke softcopy. Dengan adanya fasilitas softcopy yang dikirimkan, paroki tidak perlu mencetak proposal untuk keuskupan. Di sisi lain, tujuan lain dari pergeseran ini juga untuk meminimalkan penggunaan kertas dalam aktivitas” jelas Rm. Aria.
“Memang untuk pelatihan ini kami mengundang paroki-paroki yang memang sedang fokus pada pengadaan proyek karena paroki-paroki tersebut telah berpengalaman dalam menyusun proposal dalam bentuk hardcopy dan diharapkan dari pelatihan ini dapat ditingkatkan menjadi softcopy. Selain itu, kami juga mengharapkan bagi paroki yang dalam tahap menyusun proposal juga turut mensosialisasikan dan mengajarkan kepada paroki lainnya” tutur Rm. Aria
Dalam pernyataannya, Rm. Aria juga menambahkan bagi paroki yang sudah mengirimkan proposal dalam bentuk hardcopy dapat menyalin rinciannya di aplikasi agar apabila disetujui, berjalannya proyek dapat dimonitoring oleh Keuskupan Agung Semarang.
“Dalam proses pembuatan proposal secara online, panitia pembangunan harus mendaftarkan dirinya  di paroki untuk mendapatkan username dan password username dan password yang digunakan oleh tiap paroki pada tahap awal telah disediakan oleh Unika dan dapat diubah sewaktu-waktu oleh masing-masing paroki. Dalam hal ini, paroki dapat mendaftarkan beberapa kegiatan pembangunan ke sistem sehingga bisa saja beberapa proyek dapat berjalan bersama” jelas Dwi Setianto
Dalam penyampaian materi Setianto menambahkan dari pihak paroki dapat memberikan tanda acc sebagai tanda bahwa rancangan proyek yang diajukan dari pihak panitia telah diketahui oleh paroki. Aplikasi menyediakan 3 pilihan sebagai respon paroki terhadap proposal yang diajukan oleh panitia yaitu acc atau tolak atau revisi. Sebelum paroki memberikan tanda acc (menyetujui), proposal tidak bisa dilihat oleh keuskupan. Setelah sampai di pihak keuskupan, hampir sama dengan paroki, keuskupan juga memiliki 3 pilihan yaitu acc atau tolak atau revisi terhadap proposal yang diajukan. Setelah diacc oleh pihak keuskupan, proposal kemudian dikunci sehingga tidak dapat direvisi kembali, proses langsung berlanjut pada tahap  monitoring
“Untuk menjembatani komunikasi antara panitia pembangunan; paroki; dan pihak Keuskupan Agung Semarang, kami juga menyediakan fitur chatting pada aplikasi ini. Fitur chatting  berbentuk sebuah grup dimana ketiga belah pihak dapat mengetahui isi chat. Pada tahap monitoring, kami juga menyediakan fitur kurva S perencaanaan dan implementasi untuk melihat perkembangan pengerjaan proyek apakah tepat waktu sesuai perencanaan atau tidak. Selain kedua fitur tersebut, kami juga menyediakan fitur lainnya untuk mengupload gambar teknik rancangan proyek ataupun progress pengerjaan proyek terbaru” tutup Dwi Setianto (Cal)