Unika Galakkan Layanan Prima

Untuk ke-4 kalinya, LPSDM (Lembaga Pendidikan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia) Unika Soegijapranata mengadakan pelatihan “Training Customer Care” bagi tenaga kependidikannya. Pelatihan yang diadakan pada hari Selasa (11/7) dan bertempat di ruang Pertemuan LPPM, Gedung Mikael Lantai 4 ini menghadirkan narasumber dan trainer  Ferdinandus Hindiarto, S. Psi., M. Si. dengan membawakan 3 materi dalam 3 sesi acaranya yakni  : Aku dan Pelayanan Prima (Awareness of Customer Service), Dimensi Pelayanan Prima (Dimension of Customer Service), dan Implementasi Pelayanan Prima (How to Apply Customer Service at Work)
Menurut Hindiarto, acara ini diadakan semata-mata untuk meningkatkan kualitas pelayanan tenaga kependidikan kepada para klien yaitu mahasiswa dan setiap orang yang membutuhkan layanan pendidikan di Unika Soegijapranata. Pada sesi “Aku dan Pelayanan Prima”, dia menjelaskan mengenai peran yang dilakukan oleh setiap orang di Unika dalam membangun suatu bentuk pelayanan dari rektor sampai dengan tukang parkir. Dalam hal ini, setiap orang bertanggung jawab untuk terlibat dalam memberikan pelayanan yang terbaik. Dalam sesi “Dimensi Pelayanan Prima” menjelaskan mengenai apa saja yang harus dipenuhi dalam mewujudkan pelayanan prima.
5 Dimensi
“Dalam mewujudkan pelayanan prima, ada 5 dimensi yang harus dipenuhi, antara lain : tangible, responsiveness, emphaty, assurance, dan reliability. Dalam tangible, dibutuhkan kemampuan untuk memenuhi layanan secara akurat seperti misalnya menjaga tempat kerja selalu rapi, berpakaian secara rapi serta profesional. Pada dimensi responsiveness, pelayanan prima ditunjukkan dengan memberikan pelayanan prima dengan cepat dan tanggap. Dimensi  responsiveness tidak hanya ditunjukkan dengan pelayanan yang cepat namun juga dijalankan berdasar cara seperti bagaimana posisi menyambut customer, mengucapkan salam, berjabat tangan, cara memulai layanan, melayani via panggilan telepon, dan mengakhiri layanan” tutur Hindiarto.
“Dalam dimensi Assurance, yang utama adalah pengetahuan dan kesopanan. Sebagai seorang pelayan, kita harus memberikan jaminan kepada customer untuk menciptakan kepercayaan dan kepastian. Misalnya saja, seorang customer service menjanjikan surat ijin
selesai dalam 2 hari maka harus ditepati. Jangan sampai sewaktu customer datang, surat ijin belum jadi. Apabila ada halangan dalam pengerjaan, diperlukan penjelasan kepada customer. Tidak hanya jawaban saja yang penting, melainkan cara menjawab pertanyaan customer juga penting. Untuk pekerjaan rumah serangkai dengan dimensi assurance terkait dengan pendaftaran mahasiswa baru sampai dengan registrasi, prosedur ujian skripsi atau tesis, prosedur pengajuan cuti, prosedur revisi KRS.
Pada dimensi Emphaty, bagaimana seorang customer service menunjukkan perhatian dan kepedulian dan dimensi ini digunakan ketika menangani keluhan. Segala urusan internal disingkirkan terlebih dahulu demi keberpihakkan kepada customer.
Dalam dimensi Reliability, seorang customer service harus bisa dipercaya. Seorang customer service yang baik tidak membedakan cara pelayanan customer berdasarkan penampilan dan jangan sampai situasi yang sedang kesal ataupun sedih mempengaruhi cara pelayanan,” tandas Hindiarto. (Cal)