Sebagai lanagkah antisipasi penyebaran virus Corona di lingkungan kampus, Unika Soegijapranata mulai Senin (16/3) lalu melaksanakan kuliah daring. Sebuah ruangan di Gedung Mikael lantai 3 atau yang lebih dikenal sebagai ruang hijau, disulap menjadi ruang kerja tim hotline cyber.unika.ac.id atau help desk, untuk mendukung pelaksanaan kegiatan belajar mengajar secara daring, selama masa darurat.
Tim yang berada di bawah koordinasi Wakil Rektor I Bidang Akademik Unika Soegijapranata Dra Cecilia Titiek Murniati MA PhD, terdiri dari kepala maupun staf Lembaga Pengkajian dan Pengembangan Pendidikan (LPPP), Manajemen Sistem Informasi (MSI) dan Peripustakaan, menjadi ujung tombak.
Selama pelaksanaan pembelajaran daring, dosen dari berbagai program studi, senior maupun junior, tetap atau tidak tetap, datang bergantian untuk mengeksplorasi dan membiasakan diri dengan platform yang sebenarnya sudah ada sejak tahun 2009 dan diperbarui di tahun 2014. Tim hotline menyadari bahwa perubahan yang mendadak ini memang tidak mudah, sehingga gerak cepat dalam merespon sangat dibutuhkan.
Dua pekan awal pelaksanaan pembelajaran daring, telepon dan chat di nomor WhatsApp hotline tidak pernah berhenti. Demi menjaga kekuatan fisik dan psikis tim hotline agar bisa terus melayani, Rektor Unika Soegijapranata, mengeluarkan keputusan untuk membatasi waktu jaga di ruang hijau dan pelayanan melalui chat.
Meskipun begitu, ketika ada hal darurat, beberapa dosen masih tetap dilayani oleh tim hotline meskipun tidak standby 24 jam. Demikian juga ketika ruang help desk ketika dijaga tim hotline, telepon di ruangan dan melalui gawai, seolah-olah enggan berhenti berbunyi. Melayani semua pertanyaan dan memberikan solusi dari kesulitan dalam pembelajaran daring.
Untuk mendukung kelancaran Cyber Learning dan pelatihan semua alat bantu di dalamnya, ketika beban meningkat maka mereka gerak cepat meng-upgrade spesifikasi server. Sampai saat ini, Unika Soegijapranata telah meng-upgrade server Cyber Learning sampai 8 kali.
Upgrade memori dan jumlah prosesor di server dilakukan agar kuliah yang menggunakan live streaming, ujian proposal dan tugas akhir, webinar, serta rapat daring dapat berjalan dengan lancar.
Pekan awal pembelajaran daring, Ketua Unit Pelaksana Teknis (UPT) MSI Rezki Trenggono, setiap dua hari sekali menambahkan secara bertahap menambahkan spesifikasi yang lebih tinggi di servernya. Bahkan jika awalnya hanya 2 server, kini telah menjadi 4 server guna mendukung perkuliahan daring
Satu server diletakkan di Jakarta untuk mendukung akses dari berbagai tempat di Indonesia dan tiga server diletakkan di Semarang untuk mendukung akses dari dalam kampus.Setiap server rata-rata sudah diperlengkapi dengan prosesor 16 Core yang setara dengan 16 komputer yang digabung jadi satu. Sedangkan untuk server di Jakarta ditingkatkan sampai dengan prosesor 24 Core.
Harapannya, peningkatan pengguna dari pekan ke pekan dapat terakomodir oleh keberadaan spesifikasi server tersebut. Moratelindo sebagai penyedia jasa layanan internet juga ikut mendukung penambahan bandwidth, misal untuk acara baca puisi secara daring belum lama ini.
Selama setengah semester telah berjalan, kerja tim hotline belum bisa selesai. Selama masih ada penambahan pengguna baru dan kebutuhan pelatihan Cyber Learning, tim ini masih tetap dibutuhkan.
Terlihat dari kehadiran dosen-dosen yang berbeda dengan minggu-minggu sebelumnya dari berbagai fakultas di ruang hijau. Semangat untuk tetap menjaga penjaminan mutu perkuliahan tampak dari semangat dan raut wajah para dosen. Bahkan ada sejumlah dosen yang membeli kamera web secara online agar tampilan saat kuliah daring tetap prima.
Kepala UPT Perpustakaan Rikarda Ratih, ikut menggawangi proses antiplagiasi tugas akhir, pelatihan literasi informasi dan Learning Management System (LMS), serta memonitor penggunaan aplikasi DELTA (Dokumentasi Elektronik Tugas Akhir) untuk proses bimbingan skripsi dan ujian online.
Tidak adanya tatap muka, maka tanggung jawab perpustakaan menjadi semakin besar. Menurut Ratih, sebelum pandemi Corona, perpustakaan secara rutin melakukan roadshow ke fakultas/prodi untuk sosialisasi layanan, fasilitas perpustakaan termasuk aplikasi antiplagiasi, LMS dan DELTA.
Menjadi tantangan bagi Ratih yang mewakili perpustakaan sebagai tim hotline, ketika aktivitas roadshow yang biasanya dilakukan secara tatap muka kemudian berubah menjadi roadshow online untuk pendampingan penggunaan aplikasi LMS dan DELTA bagi dosen dan mahasiswa.
Ratih menganggap pandemi Covid-19 ini bukanlah kendala namun menjadi tantangan, bagaimana bisa berperan lebih untuk mendampingi mahasiswa dan dosen tetap dapat melaksanakan pembelajaran daring lebih lancar dan optimal.
Sejak diberlakukannya kuliah daring, tim hotline Unika Soegijapranata memberikan konsultasi baik secara tatap muka maupun lewat daring dari pukul 07.30 sampai dengan 17.00 WIB. Tentu saja konsultasi tatap muka ini dilakukan melalui nomor hotline dengan mematuhi protokol kesehatan yang berlaku.
Dengan adanya tim hotline yang handal ini, Unika Soegijapranata berharap agar kuliah daring dan segala layanan akademik bisa tetap dipertanggungjawabkan mutunya meski kondisinya saat ini tidak menguntungkan.
