Beberapa tahun belakangan, Unika Soegijapranata telah banyak mengubah kebiasaan dalam proses administrasi yang semula memanfaatkan kertas menjadi berkas elektronik (softcopy). Surat Elektronik antar unit dan lembaga yang telah diluncurkan tahun 2011 terus dikembangkan untuk memudahkan disposisi surat menyurat internal universitas.
Sistem yang lain seperti pendaftaran wisuda, pendaftaran mahasiswa baru, legalisasi transkrip dan ijazah, dan surat-surat keterangan dikembangkan sampai saat ini dalam rangka mengusung semangat paperless.
Kini, Unika Soegijapranata meluncurkan program presensi kuliah dengan menggunakan QR Code atau juga dikenal dengan istilah barcode tiga dimensi untuk memudahkan proses administrasi perkuliahan. Dosen akan menampilkan QR Code di layar kelas dan mahasiswa dapat melakukan presensi dari masing-masing gadgetnya.
Setelah pertemuan selesai, laporan kehadiran setiap kelas dapat dilihat oleh mahasiswa, orangtua, dosen atau bagian tata usaha. Selain itu, berita acara perkuliahan (BAP) juga dapat langsung disimpan di komputer server universitas. Semua dokumen yang dibutuhkan dalam perkuliahan dapat diunduh sewaktu-waktu apabila dibutuhkan.
Sedangkan di sisi mahasiswa, informasi tersebut dapat dipantau melalui dashboard masing-masing di Sintak maupun Unika Menyapa. Dengan sistem ini, perkuliahan dari dosen prodi (program studi) manapun dapat dilakukan di berbagai gedung yang ada di kampus tanpa harus direpotkan dengan berkas-berkas administrasi perkuliahan seperti BAP dan presensi yang biasa diambil dari bagian tata usaha sebelum perkuliahan dimulai.
Kuliah dengan memanfaatkan ruang yang sedang tidak digunakan di gedung lain tentunya dapat memperpendek jadwal perkuliahan setiap harinya.
Program ini merupakan lanjutan dari sistem sentralisasi ruangan yang dapat memantau ruang-ruang perkuliahan di setiap gedung yang sedang digunakan dan kosong pada waktu-waktu tertentu. Perpindahan kelas menjadi lebih informatif karena menyertakan fungsi pengiriman notifikasi ke setiap email mahasiswa.
Kepala Programmer Unit Pelaksana Teknis Manajemen Sistem Informasi (UPT MSI) Julius Simandjuntak menyatakan, bahwa munculnya ide presensi kuliah dengan QR Code sebenarnya sudah lama sejak diskusi dengan Rektor Unika Soegijapranata pada awal September 2017.
Namun karena banyaknya sistem yang harus diselesaikan oleh UPT MSI, menyebabkan program baru selesai pada Maret 2018. Menurutnya, program ini akan banyak membantu proses perkuliahan menjadi lebih dinamis dan membantu administrasi dalam merekap aktivitas perkuliahan.
Wakil Rektor I Bidang Akademik Unika Soegijapranata Cecilia Titiek Murniati PhD menyatakan, mahasiswa menanggapi dengan antusias penggunaan presensi QR Code ini. “Mereka bilang, keren dan canggih banget,” tambah wanita yang mencoba menggunakan presensi QR Code ini dalam ruang kelasnya saat mengajar di Fakultas Bahasa dan Seni (FBS) itu.
Saat para mahasiswa meng-capture QR Code-nya maka nama mahasiswa tersebut akan muncul pada sisi kanan QR Code-nya. Apabila belum muncul nama mereka maka mahasiswa tersebut bisa mengcapture ulang namun pada saat kuliah kemarin semuanya berjalan lancar.
Penggunaan presensi QR Code ini juga bisa dipakai untuk penjaminan mutu, artinya dengan metode ini maka para dosen hanya bisa absen sekali dalam setiap mengajar pada mata kuliah pada masing-masing kelas.
