Pesatnya perkembangan teknologi yang begitu cepat telah merambah pada seluruh segmen kehidupan, tak terkecuali bidang akademik di ranah perguruan tinggi. Kini teknologi, informasi, dan komunikasi menjadi faktor kunci dalam keberhasilan administrasi akademik.
Menyadari pentingnya peran perangkat praktis di Universitas Katolik (Unika) Soegijapranata Semarang, salah satu Biro Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan, A. Ponco Hadi Heru C. S. Kom., MM, menggagas ide dan inovasi pelayanan sistem informasi administrasi akademik berbasis website dan android.
Adalah aplikasi Unika Menyapa. Unika Menyapa merupakan aplikasi Android yang akan menyapa calon mahasiswa, mahasiswa, orangtua, dosen, karyawan, dan semua masyarakat dengan berbagai informasi kampus, seperti informasi universitas, pengumuman, info program studi, berita kampus, dan pengisian KRS. Aplikasi ini disajikan oleh Humas Unika Soegijapranata, bekerjasama dengan jurnalis Kronik Unika. Aplikasi ini merupakan optimalisasi sistem administrasi akademik menggunakan Hybrid Information Technology.
Aplikasi ini tak hanya memanjakan mahasiswa saja, namun bagi dosen, tenaga kependidikan, dan wali mahasiswa pun mempermudah mereka dalam mengontrol mahasiswa dan anaknya. Salah satunya wali bisa mengetahui laporan keuangan dan akademik anaknya melalui satu sentuhan jari. Hingga perkembangan mahasiswa pun akan mudah dipantau oleh orang tuanya.
“Kini mereka bisa mendapatkan informasi secara lengkap dalam genggaman mereka, dan mereka pun akan diingatkan bila ada info terbaru dengan notifikasi dari aplikasi,” ujar pria yang akrab disapa Alvon ini.
Nama Unika Menyapa dipilih dengan harapan mampu menyapa dan mampu mengingatkan semua sivitas akademika Unika. Juga, mudah diingat oleh seluruh masyarakat Indonesia khususnya Semarang.
Semua itu tak dapat ia capai tanpa pribadi dan mental yang kuat. Alvon dikenal sebagai orang yang terbuka dan supel. Keterbukaannya terhadap kritik membesarkan namanya. Kritik tak pernah menjadi hambatan untuk berkembang, justru dijadikan sebagai semangat untuk terus memperbaiki dan mengembangkan diri menjadi lebih baik.
Ketekunan dan semangat belajar yang tinggi, membut Alvon selalu memiliki ide kreatif dan inovatif untuk mengembangkan program dan tugasnya di bagian Akademik, sebagai upaya pemberian layanan optimal bagi mahasiswa.
Generasi Digital
Manajemen Sistem Informasi (MSI) Unika bekerja keras menciptakan Unika Menyapa yang dipimpin oleh Alvon. Waktu pembuatan aplikasi ini dapat dibilang singkat. Ponco dan kawan-kawan hanya membutuhkan waktu empat bulan untuk menyelesaikannya. Mereka memulainya bulan Januari hingga April 2015. Pada Januari 2016 Unika Menyapa mulai disinkronkan dengan informasi yang ada di website kampus.
Melihat kebutuhan generasi saat ini yang digitalitic, mereka dituntut untuk mendapatkan informasi akademik yang cepat dan praktis. Alvon mendapatkan ide untuk memulai proyek Unika Menyapa. Pertama, ia melalukan survei sampel pada 100 mahasiswa. “Sebagian besar dari mereka mengaku sistem administrasi akademik di Unika sudah cukup baik, namun mereka ingin kebutuhan mereka ada di gadget,” ujar peraih terbaik kedua Tenaga Administrasi Akademik Berprestasi Tingkat Kopertis Wilayah VI 2016 itu.
Survei kedua dilakukan untuk mengetahui sistem Android atau IOS yang paling dominan digunakan. Hingga akhirnya, Alvon mengembangkan Unika Menyapa dengan sistem Android. Setelah itu, mereka mulai mengumpulkan data masukan untuk Unika Menyapa, seperti data perpustakaan, keuangan, program studi, dan kartu rencana studi. Program ini pun mendapatkan dukungan positif dari berbagai pihak. Tak heran, bila peluncuran Unika Menyapa dapat dilaksanakan dengan mudah dan cepat.
Aplikasi ini sudah terdaftar di Google Playstore dengan tiga versi, yakni Unika Menyapa Classic, Unika Menyapa Lite, dan Unika Menyapa. Ketiganya dibedakan berdasarkan kapasitas sistem android smartphone. Unika Menyapa untuk android memiliki kualitas sistem tertinggi, kemudian Lite, dan Classic.
Alvon mengakui bahwa Unika Menyapa masih belum bisa digunakan untuk seluruh masyarakat kampus terutama pengguna IOS. Ia dan MSI bertekad menyelesaikan pekerjaan rumah ini, agar pengguna IOS pun dapat memiliki aplikasi Unika Menyapa di gawainya. Untuk pembaharuan sistem dan konten belum ia siapkan dalam waktu dekat ini. Namun kami tidak akan berhenti disini,” ujar Alvon.
Sebagai seorang tenaga kependidikan perguruan tinggi, Alvon sadar ada Tridharma Perguruan Tinggi yang harus ia terapkan. Alvon siap bila Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi, menginginkan inovasinya untuk diterapkan di universitas lain dengan skala nasional.
“Saya sangat senang bila demikian, ini juga keinginan saya mengaktualisasikan diri karena ide dan inovasi saya itu ada yang mendengar. Dan kalau pun ada yg mengimplementasikan saya akan lebih senang,” ujarnya. ( http://sumberdaya.ristekdikti.go.id )
